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Na organização de eventos a improvisação, oposta à organização, é uma prática que, mesmo em casos de ampla experiência, raramente corre bem.

Ainda que a capacidade de improvisação seja essencial para responder a qualquer imprevisto que possa surgir, o êxito de um evento reside na capacidade de orçamentar, priorizar, coordenar… ou seja, capacidade de organizar para poder cumprir com os objetivos marcados.

De um modo geral, e tendo em que cada evento requer um processo organizativo diferente, podem-se distinguir 3 etapas chave:

Etapa da pré-produção

Nesta etapa e, em função dos objetivos que se tenham, fixam-se as variáveis principais: tipologias, duração, infraestrutura, recursos humanos… Consiste em elaborar um briefing do evento. Além da planificação, outra atividade chave desta etapa é a realização de campanhas de difusão do evento.

Etapa da produção

Entende-se por produção a etapa cujo objetivo é executar aquilo que até este momento constituía apenas abordagens teóricas.

Esta etapa abrange todos os trabalhos necessários para desenvolver o que se planificou e, basicamente, consiste em coordenar a equipa técnica e humana. Tarefas nesta etapa são, por exemplo: contacto com provedores de serviços, montagem de salas, ensaio geral e controlos de desenvolvimento do evento.

Etapa de pós-produção

Esta etapa, depois de terminado o evento, coincide com as atividades de encerramento (pós-evento) e as de avaliação, tanto de standards de qualidade como de cronogramas e satisfação dos participantes, que permitem avaliar se o evento se desenvolveu segundo o que se tinha previsto. Tarefas próprias do pós-evento são, por exemplo, a desmontagem ou a reunião com a equipa de trabalho e agradecimento a todos os que colaboraram.

Nesta fase também se realiza o estado de contas e o pagamento aos fornecedores e pessoal contratado.

É comum referir uma fase prévia à pré-produção, a fase zero, na qual, através de conversações com o promotor do evento (owner event) e de uma análise das possibilidades internas e externas, se decide a viabilidade ou não do evento, tarefas próprias da fase de pré-produção.

Esta avaliação inicial ou fase zero, apesar de que depende da tipologia do evento, já tem em conta as características tipo do mesmo. Nela analisa-se entre outros, os públicos que vão ser implicados, a existência de condicionantes que possam afetar a organização, por exemplo, legislação e protocolo oficial ou as necessidades no que se refere a infraestruturas e pessoal que, contrastando com a informação sobre fornecedores, determinam inicialmente o orçamento.

Um elemento essencial para a avaliação inicial é o tempo.  A pergunta “Quando deve ser realizado o evento?” permite comprovar se há tempo suficiente para realizar as tarefas organizativas que se precisam. Costuma-se recomendar, pelo menos, 3 meses de antecedência por cada 100 participantes.

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