Os relatórios de avaliação são documentos nos quais se avaliam de forma detalhada todos os elementos relacionados com um projeto ou atividade.
A sua função primordial é comunicar determinados resultados a um público interessado, Foram cumpridos os objetivos?, Cumpriram-se os prazos?, Cumpriram-se as atividades propostas? Quanto custou? Que procedimentos ou métodos se utilizaram? Quais são os seu pontos fortes ou fracos?…), procurando alcançar a máxima objetividade na sua elaboração e enforques.
Apesar de que nalguns casos e para certos destinatários, os relatórios de avaliação podem ser orais, o mais comum é que sejam relatórios escritos e, em todos os casos, os profissionais que realizam a avaliação e elaboram o relatório devem fazer um importante esforço no sentido de que este seja entendido e compreendido por todos aqueles a que se dirige. Por isso, é muito importante identificar e conhecer bem a quem se destina o relatório.
Em todos os projetos ou atividades existem muitas pessoas envolvidas, que em maior ou menor medida, podem utilizar os relatórios sempre que estes lhes proporcionem informações oportunas e acessíveis. Todos os relatórios devem responder às perguntas que sejam pertinentes para a audiência a que se dirigem. Por exemplo, não é o mesmo um relatório avaliativo de um serviço de mediação escolar para os professores do centro que para o grupo de pais.
Ainda que seja comum projetar vários tipos de relatórios, distinguindo entre um documento de uso estritamente interno e outros relatórios que, dependendo do público, difundem apenas alguns elementos do seu conteúdo, existem alguns autores partidários da utilização de apenas um relatório. Esta opção, além de ser mais simples, é mais forte e potente dado que, através de uma única mensagem, se transmite um acordo geral. De qualquer modo, é imprescindível um relatório de uso interno ou privado para os responsáveis do projeto ou atividade e um público que se faça chegar a uma audiência aberta e ampla.
Em linhas gerais, na elaboração de relatórios deve-se prestar atenção a:
- Utilizar uma linguagem clara, precisa, sem adereços desnecessários e sem ambiguidades.
- É recomendável evitar a utilização de palavras vulgares e utilizar a ortografia, gramática e pontuação corretas para evitar que se deteriore a imagem do profissional e o conteúdo do relatório.
- Adaptar a linguagem e terminologia aos destinatários. O objetivo é que estes entendam perfeitamente o conteúdo do relatório. Como regra geral, não se devem utilizar abreviaturas.
- Explicitar sempre os dados originais nos quais se baseiam as deduções. Deve-se evitar incluir comentários pessoais fazendo uso de formas verbais como: «acredito», «penso», «gostava»…, as quais devem ser substituídas por outras como: «observa-se», «analisou-se»,…
- Utilizar expressões do tipo «talvez», «provavelmente», «parece que» nas afirmações quando não se têm a certeza absoluta das mesmas.
Uma possível proposta em relação aos pontos que se devem incluir na elaboração e apresentação do relatório avaliativo pode ser a seguinte:
✅ Introdução, na qual apareça a intenção e sentido do documento, isto é, em que consiste o relatório e qual é o seu propósito e a indicação do profissional, ou seja, da instituição ou o coletivo que realizou e emitiu o relatório.
✅ Sumário, no qual se resuma brevemente o conteúdo do relatório e se especifiquem as partes em que se organiza o relatório.
✅ Descrição do programa, atividade ou caso que tenha sido objeto da avaliação, indicando toda a informação relevante sobre o mesmo. Por exemplo, se se trata de um programa, incluir uma breve história, objetivos, características, atividades, recursos, instituição que o realiza, apoio económico…
✅ Descrição do estudo avaliativo, o que implica falar do processo de avaliação desenvolvido. Fazendo referência aos conteúdos da avaliação, às suas fases, aos indicadores utilizados, ao método e aos procedimentos de recolha de informação e análise da mesma, etc.
✅ Apresentação dos resultados principais, procurando que tal informação seja clara e recorrendo a instrumentos como tabelas, gráficos, mapas conceituais, etc. Em resumo, tudo aquilo que facilite que a informação seja facilmente legível.
✅ Discussão dos resultados e avaliação. O relatório da avaliação não se pode limitar à descrição dos resultados, estes devem aparecer comparados com as referências que se utilizem na avaliação (necessidades, objetivos do programa…) e emitir a avaliação oportuna.
✅ Conclusões e recomendações, o que constitui a tomada de decisões posterior à avaliação, isto é, a avaliação realizada no passo anterior deve levar a tomar decisões que se dirijam a propor melhorias e/ ou ações futuras.
Esperamos que esta primeira aproximação aos relatórios de avaliação lhe tenha parecido útil. Acrescentaria mais algum ponto à nossa proposta? Comparta!
