As regras básicas de protocolo

Vivemos mundo globalizado e competitivo, em que conhecer o protocolo e as suas normas fundamentais pode significar o sucesso ou o fracasso em qualquer empresa ou organização. Em qualquer situação ou lugar, seja público ou privado, existe uma série de regras de “saber estar”, as quais nos podem facilitar a relação com os outros e levar-nos a uma comunicação mais formal e muito mais efetiva para cada contexto.

Deste modo, o conhecimento das normas de protocolo é essencial, dada a necessária inter-relação entre pessoas e instituições. No entanto, ao realizar um evento há que ter em consideração que este obedece a certas regras que se devem conhecer e seguir para poder conseguir o objetivo estabelecido.

Como organizar um evento?

Determinar o tipo de evento

Saber quem é o organizador e o carácter do evento ajuda a conhecer os meios necessário para o realizar. Neste sentido, os eventos podem ser oficiais, de beneficência, desportivos, comercais, etc.

Conhecer o objetivo do acontecimento

A identificação do objetivo do evento é chave para estabelecer a estratégia a seguir. Isto é, por muito bem planificado que esteja um evento, se não temos claro o seu principal objetivo, de nada servirá. Além do mais, este aspeto ajudará a conseguir o lugar e data idóneos, o orçamento, elaborar a lista de convidados apropriada e contar com os meios necessários.

Agradecer a participação

A pesar de que possa parecer um facto totalmente óbvio, é algo muito importante. Agradecer a participação, o profissionalismo e o patrocínio que nos tenham ajudado a organizar o nosso evento é muito recomendável e garante que deixamos uma boa imagem.

Avaliação final

Provavelmente, o aspeto mais importante de todo o processo, dado que é de vital importância para poder realizar uma análise em profundidade e comprovar se o nosso objetivo foi ou não alcançado. Serve-nos também como guia para melhorar diferentes aspetos nos próximos atos.

As 6 regras básicas de protocolo

Depois de preparar o evento, o seguinte passo é saber que regras básicas e essenciais que devemos seguir para saber como atuar corretamente.

Manter a educação

Parece uma regra superficial, mas é uma das normas mais essenciais e que muitas vezes se ignora quando ganhamos certa confiança com outra pessoa. A educação e o saber estar são as bases do evento.

Cumprimentar os assistentes

Qualquer pessoa que tenha acudido ao lugar do evento, por maior ou menor que seja o seu rango empresarial ou a sua relevância social deve-se sentir atendida e cuidada ao longo da celebração do evento.

Ter uma boa atitude comunicativa

Tal como a educação, a comunicação faz parte das regras básicas de protocolo, devendo-se ter atenção às expressões que se utilizam. É certo que há que falar com todos os assistentes e fomentar o intercambio de opiniões, o que sempre se deve fazer com uma atitude positiva, formal e contida.

Manter uma boa postura corporal

Ao intercambiar a informação ou ao manter uma conversa a postura corporal é muito importante, assim como manter o olhar com quem se está a falar. Desta forma, mostramos o nosso interesse, ao mesmo tempo que conseguimos que os nossos interlocutores se interessem mais na nossa mensagem e nas nossas propostas.

Causar uma boa impressão

É um dos objetivos primordiais que qualquer pessoa quer transmitir. Sempre. Uma das formas mais simples e visuais é a indumentária e a imagem, conseguindo transmitir uma primeira impressão positiva e com sucesso.

A pontualidade

Para muitas pessoas, a pontualidade é um detalhe de extrema importância e a ter muito em conta. Atrasar-se num evento pode causar uma muito má imagem. Respeitar a hora marcada ajuda sempre a causar uma boa impressão e a mostrar interesse.

Podemos afirmar que, apesar de que a organização de eventos implica uma grande variedade de pormenores acrescidos e de possíveis problemas a ponderar e resolver, respeitar as normas de protocolo mais essenciais pode-nos levar a um claro sucesso, a conseguir dar uma boa imagem e obter uma boa comunicação com as pessoas assistentes, empresas, fundações ou instituições.

FORMAÇÃO RELACIONADA: Curso Universitário de Especialização em Relações Públicas e Protocolo